[MATRIX] Kommunikation - Dokumentenverwaltung

Ihre Vorteile

In gewigo [MATRIX] Kommunikationkönnen Sie den gesamten Schriftverkehr abbilden, Dokumente einscannen und verlinken. Suchen von Informationen in irgendwelchen wirr angelegten Ordnerstrukturen gehört der Vergangenheit an.

  • integrierter Textfunktionen
  • Automatische Verlinkung mit den jeweiligen Aktivitäten und Adressen
  • Automatisch gezippte Ablage aller Dokumente
  • Intergrierte Schnittstelle zu MS Word mit Import
  • Automatische Wiedervorlage zu definierten Zeiten.

Dokumentenmanagement entlastet Ihre Organisation und erhöht Ihre Reaktionszeit


Auf einem Rechner kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung usw. starten. Im [MATRIX] Kommunikationsssystem hingegen stehen zahlreiche Informationen in Relation zum jeweiligen Dokument, wie zum Beispiel Verschagwortung, Kunden, Ansprechpartner beim Kunden, Angeboten, Projekte usw. Derart verlinkte Dokumante sind auch später dementsprechend leicht zu finden.

Frühe Dokumentenerfassung bringt Transparenz und beugt Verlusten vor


Die Grundlage für die Entscheidungsfindung und damit dem Auslösen von Geschäftsprozessen ist die Verfügung aller relavanten Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort.Stehen die Informationen sofort und lückenlos zur Verfügung, können Entschedungen zielsicher bzw. mehr Geschäftsprozesse in der gelichen Zeiteinheit abgehandelt werden.
Meist liegen Dokumente in elektronischer Form vor, doch auch die klassische Papierform existiert noch.Werden diese Dokumente sofort nach Eingang gescannt und mit den relevanten Informationen hinterlegt, bzw. mit den jeweiligen Geschäftsprozessen verlinkt, kann ein Verlust von Informationen vermieden werden. Weiters stehen diese Dokumente dann sofort allen an dem Projekt beteiligten Personen zur Verfügung.

Ihre Wertschöpfung

In der heutigen Zeit der ständig größer werdenden Informationsflut kommt es immer mehr auf Schnelligkeit und Effizienz an, trotzdem darf die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit nicht darunter leiden.

Um einer unübersehbaren Datenflut entgegenzuwirken ist eine Digitalisierung die ideale Lösung für Ihr Unternehmen. Der Aufwand für den innerbetrieblichen Informationsfluß wird minimiert, und die Reaktionszeit gegenüber Ihren Geschäftspartnern erheblich verkürzt

  • Zeitersparnis

  • Entlastung

  • Reaktionszeit

  • Übersicht

Effizienz durch Transparenz


Der Navigator

Auf allen Ebenen steht Ihnen der Navigatur zur Verfügung in dem alle Informationen zu einem Kunden wie der gesamte Kommunikatiosnfluss oder alle Angebote, Aufträge, Bestellungen usw. gefiltert dargestellt werden.
Aus dieser Ansicht können Sie des jeweilige Ereigniss sofort öffnen. Angebote, Aufträge usw. anlegen oder die Stammdaten aktualisieren.

Mehr Information

Dokumente erstellen


Die [MATRIX] Textkomonente verfügt über einfach zu bedienende und auf die Arbeit in einem ERP-System abgestimmten Funktionen. Mit Formatierungsfunktionen wie Sie sie beispielsweise aus MS Word kennen können Sie Ihre Texte optimal und vor allem einfach gestalten.
Sollten Sie doch in Word arbeiten wollen können Sie Ihre Schreiben mit MS Word Vorlagen verknüfen, Word direkt aus der Dokumentenfunktion starten und die Texte erstellen.

Wenn Sie Word wieder verlassen, wird das Schreiben automatisch an das [MATRIX] Dokument angehängt und mit der jeweiligen Aktivität und Adresse verlinkt.

Textbausteine


Mit der Funktion "Textbausteine" haben Sie die Möglichkeit wiederkehrende Texte in einer eigenen Stammdatentabelle abzulegen.
Verwenden Sie eine große Anzahl von Bausteinen, macht eine Gruppierung nach gewissen Bereichen Sinn.
Textbausteine können automatisch oder manuell in allen Dokumentenarten, vom Angebot bis zur Rechnung und con der E-mail bis zum Ticketsystem eingefügt werden.

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