[MATRIX] Kommunikation - E-mail

Ihre Vorteile

gewigo [MATRIX] Kommunikationbietet Ihnen E-mail Funktionen an, die komplett in die Abläufe eds ERP-Sysstems integriert sind. Das Suchen von Informationen in irgendwelchen wirr angelegten Ordnerstrukturen gehört der Vergangenheit an.

  • integrierter email Server mit Schnittstelle zu MS Exchange
  • Automatischer Abgleich mit Ihren mobilen Systemen wie Handy,...
  • Verlinkung der E-mails mit Adressen, Angeboten, Aufträgen,...
  • Übersicht über alle E-mails in jeder Ebene
  • Automatische Übergabe von Daten als Anhang an die E-mail Funktion

Eine integrierte Kommunikationslösung optimiert Ihre Organisation


Eine integrierte Kommunikationslösung beschreibt die Prozesse von Organisation, Planung und Durchführung. Ziel dieser Lösung ist die Erreichung festgelegter Umsatzziele..
Dabei besteht die Aufgabe darin, Kommunikationskanäle richtig zu nutzen sowie Inhalte schlüssig miteinander zu verknüpfen. Auf diese Weise kommt für alle beteiligten Mitarbeiter/Abteilungen das optimale Ergebnis im Interesse Ihres Unternehmens zustande.

Ziele und Wirkung eines integrierten Kommunikationssystems


Unter dem Aspekt von "Corporate Identity" entsetht eine direkte Beziehung zur Kommunikationspolitik.Dabei gilt das Image Ihres Unternehmens, welches nach außen repräsentiert werden soll, als Soll-Zustand.
Hauptziel dieser Organisation ist es, Ihr Unternehmen bzw. Ihr Angebot optimal zu positionieren, so dass es sich von Ihren Mitbewerbern abhebt und eine Vertrauensbasis zu potentiellen Abnehmern sowie bestehenden Kunden aufzubauen, bzw. aufrecht zu erhalten.

Ihre Wertschöpfung

Ein integriertes Kommunikationssystem garantiert reibungslose Abläufe, insbesondere in material-, zeit- und schnittstellenintensieven Bereichen bzw. Abteilungen die in diesen Bereichen tätig sind.

Die Herstellung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsabläufe entlastet Ihre Mitarbeiter, sogt für weniger Fehler und steigert Ihr Ansehen bei Ihren Kunden und Lieferanten.

  • Zeitersparnis

  • Entlastung

  • Reaktionszeit

  • Übersicht

Effizienz durch Transparenz


Der Navigator

Auf allen Ebenen steht Ihnen der Navigatur zur Verfügung in dem alle Informationen zu einem Kunden wie der gesamte Kommunikatiosnfluss oder alle Angebote, Aufträge, Bestellungen usw. gefiltert dargestellt werden.
Aus dieser Ansicht können Sie des jeweilige Ereigniss sofort öffnen. Angebote, Aufträge usw. anlegen oder die Stammdaten aktualisieren.

Mehr Information
E-mail Funktionen

Im E-mail Fenster finden Sie alle beispielsweise von Outlook gewohnten Funktionen wie Formate, Kategorie, Wichtigkeit, Weiterleiten usw. Zusätzlich stehen Ihnen noch Funktionen zur Verfügung, die exakt auf die Abläufe unseres durchgängigen ERP-Systems abgestimmt sind.
Beispielsweise werden Anhänge wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen direkt bei der Erstellung des Beleges automatisch in das E-mail Fenster übergeben udn mit der jeweiligen Adresse und Auftrag gleich verlinkt. So stehen Ihnen alle "AKTIVITÄTEN" gefiltert auf Knopfdruck zur Verfügung.


E-mail Fenster - Auswahl Ansprechpartner

Als Empfänger kann die Hauptadresse oder ein jeweiliger Ansprechpartner gewählt werden


E-mail Fenster - Verlinkung

E-maails können automatisch oder manuell mit allen Projektstufen wie Angebote, Aufträge usw. verlinkt werden.


E-mail Center

In dieser Ansicht stehen alle E-mails in tabelarischer Form zur Verfügung. An der Farbe ist ersichtlich, ob die E-mails ungelesen oder gelesen ist, ob Sie dei E-mal delegiert haben oder ob Sie der Delegationsempfänger sind.
Sie haben die Möglichkeit Spalten zu deaktivieren, in der Reihenfolge bzw. Breite zu verändern und demnach beliebig viele Ansichten abzuspeichern. Auch Gruppierungen sind möglich.
Aus dem E-mail Center können Sie weiters Nachverfolgungen nach bestimmten Wichtigkeitsstufen starten und E-mails delegieren.


Ansicht Standard

Welchew Spalten angezeigt werden, entscheiden Sie selbst, Anpassungen könenn als "Ansicht" abgespeichert werden und über einen Button in der Toolbar aufgerufen werden.


Ansicht gruppiert

Sie ziehen einfach gewünschte Spalten in die Gruppierungszeile und stellen so die Inhalte gruppiert nach diesen Werten dar. Als neue Ansicht abspeichern- fertig.



Delegieren

Eingegangene E-mails können vom Empfänger an andere Miterbeiter unter Berücksichting der Nachverfolgung nach Prämissen delegiert werden.
Für die Darstellung von delegierten E-mails steht eine eigene Filterfunktion zur Verfügung, außerdem werden die diese E-mails sowohl beim Delegierer als auch beim Delegationsempfänger eigens markeirt angezeigt. Der Delegationsempfänger kann diese E-mails als erledigt kennzeichen, so dass auch dem Delegierer diese Information zukommt.


Delegieren

Nachverfolgung - Wiedervorlage

Die Bearbeitung von E-mails muss oft terminlich fixiert bzw. auf einben späteren Zeitpunkt verschoben werden. Mit der Funktion "NACHVERFOLGUNG" wird eine E-mail nach der Wichtigkeit bewertet und in einem eigenen Fenster gruppiert nach dieser Bewertung und nach der jeweiligen Adresse, angezeigt.
Konträr dazu gibt es eine Möglichkeit die jeweilige E-mail genau zu einem bestimmten Zeitpunkt als Erinnerung einblenden zu lassen.


Nachverfolgung

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